Recepsionist/e

Përshkrimi i mundësisë

AADF po kërkon të punësojë një Recepsionist/e.
Qëllimi Kryesor:
Roli kryesor i Recepsionit është menaxhimi i operacioneve të tavolinës së frontit, kryerja e detyrave administrative dhe sigurimi i një komunikimi efektiv brenda organizatës si dhe me partnerët dhe bashkëpunëtorët e saj.

Detyrat Kryesore:
– Mirëseardhja dhe përshëndetje e vizitorëve dhe udhëzimi i tyre tek stafi ose departamenti përkatës;
– Pëgjigjja dhe drejtojmë thirrjet telefonike të ardhura, emailet dhe pyetjet tek anëtarët e stafit të përshtatshëm;
– Menaxhimi i orarit për takime, konferenca dhe ngjarje;
– Menaxhimi i detyrave të zyrës, duke përfshirë arkivimin e dokumenteve, porositjen e furnizimeve, fotokopjimin, skanimin, shkatërrimin e dokumenteve, pranimin dhe dërgimin e postës, dhe plotësimin e formave të DHL për dërgesat e postës. Disa nga këto detyra mund të kërkojnë bashkëpunim me Menaxherin e Pasurisë së Zyrës;
– Ndihma me planifikimin e ngjarjeve si: rezervimi i restoranteve, menaxhimi i ftesave dhe listave të mysafirëve, dhe organizimi i vendosjes së tavolinave;
– Mbështetje për Menaxherin e PR në detyrat e lidhura me kanalet e mediave sociale të kompanisë dhe platforma të tjera përkatëse; lista shpërndarëse për ngjarjet ose komunikatat e printuara të AADF;
– Mirëmbajtja dhe përditësimi i librit të protokollit sipas udhëzimeve të Asistentit Ekzekutiv;
– Ndihma, sipas udhëzimeve, me detyrat e lidhura me procesin e arkivimit dhe mirëmbajtjen e arkivit të zyrës;
– Përditësimi mujor i listës së kuponëve të stafit për përdorimin e taksive;
– Mbështetje për ekipin ligjor duke mbajtur bazën e të dhënave të kontratave, duke regjistruar dhe skanuar të gjitha kontratat e AADF;
– Detyra të tjera sipas kërkesës nga eprorët në fushën përkatëse të ekspertizës.

Njohuria dhe eksperienca e kërkuar:
– Të paktën 3 vjet përvojë të mëparshme në rolin e receptionit, përvoja në një rolë administrativ (ose receptionist në një zyrë administrative) është një avantazh.
– Aftësi shumë të forta komunikimi (shqip dhe anglisht si gjuhë të detyrueshme);
– Njohuri të menaxhimit të zyrës, komunikimit dhe aftësive organizative;
– Njohuri të softuerëve të zyrës si Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook);
– Aftësi të shkëlqyera organizative dhe për të menaxhuar shumë detyra njëkohësisht;
– Vëmendje e shkëlqyer ndaj detajeve dhe saktësisë.